Устройство онлайн касс: как выглядит онлайн ККМ

Устройство онлайн кассы

До вступления в силу нового федерального закона о ККР многие предприниматели пользовались в работе обычной кассой. Это было удобно и позволяло упростить подведение отчётности за каждый период. Поэтому привычно видеть в магазинах и в супермаркетах кассовые аппараты. Новые онлайн-кассы, которые приходят на смену старым аппаратам, могут внешне мало отличаться от предыдущих или же не отличаться от них.

С учётом расширения рынка продажи ККТ и увеличения функциональности данных аппаратов, их внешний вид может быть разным. Он зависит исключительно от целей, с которыми предприниматель собирается использовать изделие. Онлайн касса может выглядеть аналогично старой. Если ККР применяется при продажах на улице, для курьерской работы или при взаимодействии с продуктами ООО «Яндекс» (еда или такси), аппарат имеет маленькую форму и легко помещается в кармане. Для крупных торговых сетей используются большие кассы, которые имеют массу дополнительных приспособлений. Также отличаются онлайн кассы по дизайну. Ряд бизнесменов предпочитает чёрный цвет, другие любят бежевые тона.

Суть изменений состоит не во внешней форме прибора, а в его встроенных внутренних функциях. Если ранее кассир пробивал бумажные чеки, и вся документация оставалась на рабочем месте, то теперь работа аппарата построена иным образом.

Существует 3 вида онлайн-касс:

1. Автономный кассовый аппарат.
2. Фискальный регистратор.
3. POS-терминалы.

От выбора устройства, который собирается использовать ИП или юридическое лицо, зависит его внешний вид и структура. Для малого бизнеса рекомендуется применение приборов первого типа, для среднего и крупного – второго.

Автономная касса более простая по структуре. Как определяется из названия прибора, для его работы не требуется дополнительного персонального компьютера или особых программ. Данный прибор визуально похож на своего предшественника, имеет экран монитора и клавиатуру. Также в прибор входит принтер, который печатает кассовый чек. Фискальный регистратор имеет более сложную систему.

Онлайн кассы обоих видов состоят из следующих обязательных элементов:

1. Корпус изделия, на котором указан личный заводской номер.
2. Встроенное устройство, позволяющее печать электронных чеков.
3. Часы, которые показывают точное время. Без них невозможно определить, когда проведена торговая операция.
4. Деталь, в которую вставляется фискальный накопитель. На данный момент фискальный накопитель «ФН-1» представляет собой небольшую флешку квадратной формы стороной 3 сантиметра со встроенной памятью, в которую записываются фискальные данные.
   Важно! Зарегистрированный в налоговой инспекции фискальный накопитель является обязательным элементом для функционирования контрольно-кассовых регистраторов. ФН регистрируется на период от 13 до 36 месяцев. В случае нарушения бизнесменами положений об использовании фискального накопителя, на предпринимателя накладывается санкция в виде изъятия онлайн кассы и/или денежного штрафа.
5. Порты для соединения с интернетом. В отличие от автономной кассы, фискальный регистратор работает при подключении его к внешнему устройству – персональному компьютеру, смартфону или планшету, на который выводятся все необходимые сведения.

В отличие от предыдущих приборов, POS-терминал предназначен для функционирования мощных торговых объектов или видов деятельности, где оплата за товары или оказанные услуги производятся по безналичному расчёту. Преимуществом POS-терминала является встроенное устройство, позволяющее сразу же считывать информацию с магнитных лент банковских карт. Данный ККР более объёмный по размеру, имеет цветной экран и при оплате услуг делает фото платёжной карты.

Комплект онлайн кассы

Комплектация данного устройства зависит от различных факторов: модели прибора, специфики деятельности индивидуального предпринимателя, количества торговых точек и товаров на складе, вида оказываемых услуг.

Современные технологии и знания программистов позволяют установить в ККТ любые программы для оптимизации бизнеса.

Необходимый комплект для работы ККР состоит из следующего:

1. Кассовый аппарат или фискальный регистратор.
2. Фискальный накопитель.
3. Программное обеспечение для функционирования устройства.
4. Сетевая карта или оборудование для работы в интернете. К изделию должна прилагаться комплектация для подключения связи.
5. Принтер, позволяющий напечатать чеки для выдачи покупателю.
6. В зависимости от типа изделия, к нему также присоединяются сканеры для чтения QR-кода.

Модульный комплект для работы ККР

На рынке продажи кассовых аппаратов широко применяют модульный комплект для работы ККР. Такой комплект состоит из указанных принадлежностей:

• фискальный регистратор со встроенным фискальным накопителем;
• принтер для печати бумажных чеков;
• смартфон, планшет или персональный компьютер;
• сканер штрих-кода;
• весы.

Модульный комплект отличается от основного тем, что он является составным и разбирается по частям. В обычной конфигурации онлайн касса функционирует как одно целое.

Классификация онлайн касс

Покупка онлайн-кассы является важным решением для предпринимателя. Рынок ККР предлагает широкий простор для выбора, при котором важно не ошибиться. Ошибка может повлечь негативные последствия для бизнеса. Поэтому рекомендуется приобретать ККМ с учётом их применения к конкретному виду деятельности и условиям продаж.

По участию в автоматизации торговли, устройства делятся на:

• работающие со специализированными программами типа 1с:
• работающие исключительно с редакторами программы Microsoft Office (Access, Excel).

По возможности установки и взаимодействия с реестром для продажи алкоголя:

• с функционированием ЕГАИС;
• без функционирования ЕГАИС.

По скорости печати:

• быстрые;
• средние;
• медленные.

По возможности подключения к интернету:

• с использованием Wi-Fi;
• с собственным подключением через персональный компьютер, смартфон или планшет;
• через локальное подключение к общей сети посредством Ethernet-соединения;
• телефонным способом через Sim-карту любого оператора.

Выбор онлайн кассы

Вышеуказанная классификация существенно облегчает решение предпринимателя при выборе контрольно-кассового регистратора. Пройдясь по указанному списку, можно понять нужны ли для бизнеса автономная касса, фискальный регистратор или POS-терминал. Это является первой стадией принятия решения. Если предприниматель имеет маленький бизнес без больших очередей, предпочтительней обойтись простым аппаратом. При серьёзном потоке клиентов с несколькими торговыми точками, POS-терминал позволит упростить работу и осуществлять платежи по банковской карте. Для наибольшего количества предпринимателей лучшим вариантом является ФР, в котором сведения при покупке товара или оказании услуг направляются непосредственно оператору фискальных данных, а затем в органы Федеральной налоговой службы. Это позволяет уменьшить нагрузку налоговых отчётов и проверок.

Следующим этапом является выбор модели устройства. Рынок наполнен различными современными решениями для предпринимателя: от бюджетного «Меркурия» до более дорогого «АТОЛ». Многие компании предлагают услуги подключения кассового аппарата под ключ, беря в нагрузку осуществление налоговой отчётности. Также необходимо сузить выбор покупки с учётом деятельности бизнесмена. Важно, занимается ли он продажей алкогольной продукции или торговлей пива на разлив. В этом случае нужно приобрести онлайн кассу с поддержкой Единого государственного автоматизированной информационной системы. Данная система поддерживается только POS-терминалами. Исключение составляют некоторые модели ФР.

Если предприниматель занимается курьерской работой, рекомендуется приобрести один из видов прибора «АТОЛ» (11ф, 15ф) или решение «Яндекс кассы». Также можно использовать разновидность мобильной кассы через смартфон или планшет. Выбор ККМ зависит ещё от ряда факторов: организационно-правовой формы, наличия наёмных сотрудников. Всё это необходимо учитывать при покупке ККР.

Наиболее удобным вариантом для работы ФР является покупка планшета. Он менее громоздкий, чем компьютер, но более насыщен красками на дисплее. Программное обеспечение, необходимое для работы, установлено на фискальный регистратор. Поэтому приобретать дополнительно персональный компьютер не имеет смысла.

Для функционирования объектов среднего бизнеса достаточен «АТОЛ» 30ф. Но для крупных сетей рекомендуется модель 25ф. Выбор осуществляется исходя из перечисленной выше классификации. Тип 25ф имеет более высокую скорость печати, чем 30ф. А в крупных супермаркетах типа «Пятёрочки» нужно мобильнее отпускать клиентов, чем в круглосуточном продуктовом ларьке.

Значительно повысит имидж компании отправка чека на электронную почту покупателя. Однако следует учесть, что не все онлайн-кассы обладают такой функцией. В соответствии с нормами ст.1.2 федерального закона – 54 о применении ККР, продавец обязан направить покупателю электронный чек на e-mail.

Модернизация онлайн кассы

Существует 2 варианта модернизации или улучшения использующегося ККМ:

• приведение «старых» моделей в соответствие с требованиями 54-ФЗ;
• совершенствование онлайн касс в процессе реорганизации бизнеса.

В первом принципе действует поговорка: «Скупой платит дважды». По умолчанию предыдущие варианты кассовых аппаратов не настроены на новые функциональные возможности, включая работу в сети интернет. Опытные программисты могут адаптировать старый аппарат, но стоимость таких услуг будет дороже покупки нового ККР, зарегистрированного в ФНС. Также в случае поломки, придётся снова осуществлять ремонт оборудования за свой счёт. При поломке нового ККМ действует годовая гарантия на его эксплуатацию.

Второй вариант более приемлемый. Некоторые компании имеют в штате соответствующих специалистов и за недорогую оплату производят модернизацию аппарата.

Внесение изменений в 54-ФЗ о применении ККР повлекло переворот в предпринимательской деятельности на территории Российской Федерации. На протяжении последних десяти лет использование кассовых аппаратов не считалось обязательным и осуществлялось на добровольной основе теми, кому это было удобно. С 01.07.2018 онлайн кассы должны установить практически все отечественные бизнесмены. Многие из них не знают принципов работы с ККТ и, как они визуально выглядят.

Однако указанные изменения идут на пользу предпринимателям, оптимизируют и систематизируют их деятельность. Виды контрольно-кассовой техники, разнообразие их типов способно удовлетворить вкусы и взгляды каждого бизнесмена. Творческий подход при выборе контрольно-кассового регистратора модернизирует как работу отдельного предпринимателя, так и экономику государства.