Как правильно выбрать онлайн-кассу для бизнеса

Производители и продавцы кассовой техники не скупятся на рекламу своего товара. Технические спецификации и рекламные материалы перегружены информацией, в которой разобраться сходу не получится даже у тех, кто имеет опыт эксплуатации техники подобного рода. С нуля же понять, что будет правильным решением с точки зрения отношения функционал/цена, еще труднее. Купить кассу, перегруженную ненужным сервисом, означает впустую потратить деньги. Приобрести технику с недостаточным для ведения бизнеса набором функций еще опаснее – можно получить проблемы с фискальными государственными органами. Поэтому сделана попытка разграничить торговый бизнес на несколько категорий и определить, какие технические требования предъявляются к каждой из них.

Для небольшого магазина

Чтобы решить, какую онлайн-кассу выбрать для маленького магазина, следует помнить, что такая торговая точка в большинстве случаев имеет:

• не очень широкий ассортимент;
• отсутствие большого количества покупателей (несколько десятков или сотен в день);
• наличие стационарной точки доступа в интернет или стабильного беспроводного доступа;
• небольшие размеры рабочего места для размещения оборудования продавца;
• отсутствие необходимости в перемещении кассового аппарата в течение рабочей смены.

Отсюда возникают требования к кассовой технике, исходя из которых индивидуальный предприниматель может выбрать онлайн-кассу:

• возможность внесения до нескольких сотен наименований товаров с соответствующими каждой позиции кодами;
• к скорости работы особых требований не устанавливается, устройство для отрезания чеков не обязательно (можно подобрать модели подешевле);
• способ подключения к интернету (Wi-Fi, проводной и т.п.) может быть выбран опционально.

Хорошим выбором для ИП и ООО в таком случае может стать POS-терминал – самодостаточная система с относительно небольшими габаритами и оптимальным набором функций.

Для розничной торговли

Для больших предприятий розничной торговли важным параметром является пропускная способность, которую определяет скорость работы кассы, зависящая в основном от:

• скорости обработки покупки;
• скорости печати чека.

Если скорость невелика, это приведет к созданию очередей и снижению продаж. Важным критерием выбора является возможность работы с широкой базой данных, где товары должны заноситься в виде наименований, а не кодов. Иначе возможно замедление работы или путаница.

Для работы в таких условиях отдельная касса – не лучший выход. Оптимально приобрести фискальный регистратор, который будет работать совместно с персональным компьютером. На ПК, имеющий производительный процессор и большой объем памяти, несравнимые ни с одной моделью ККМ, возлагается функция работы с базой данных и обработкой платежа, а фискальный регистратор будет печатать чеки и пересылать сведения ОФД. Также компьютер может взять на себя обработку эквайринга и поддержку работы другого периферийного оборудования. При больших объемах продаж альтернативы такой системе нет.

Для интернет-магазина

Для интернет-магазина онлайн-ККТ нужна, если заведение работает с физлицами и принимает деньги от них напрямую (наличными или с помощью банковских карт – не имеет значения). Данные о каждом проданном товаре должны передаваться в ФНС через ОФД. Но от способа работы и от вида платежей будет зависеть выбор техники:

1. Если магазин принимает платежи только через интернет – банковскими карточками или электронными деньгами – то печатать чеки на бумаге нет необходимости – в этом варианте документ финансовой отчетности высылается покупателю на e-mail или на мобильный гаджет. Закон устанавливает равенство между электронным и бумажным исполнением чеков. Можно приобрести аппарат с отключаемым печатающим устройством, но в этом случае затраты на кассу с принтером будут излишними. Лучше приобрести ККТ совсем без него. Специфика работы такой кассы в том, что она работает автоматически и круглосуточно, поэтому и программное обеспечение должно быть соответствующим.
2. Если наличные и безналичные платежи принимаются в пункте выдачи товаров, то печать бумажных чеков обязательна, и требования к кассе те же, что и к технике для маленького магазина.
3. Если используется комбинированная схема оплаты – в интернете и стационарных пунктах, то необходимо иметь различные кассы, потому что их устройство и принцип действия имеет принципиальные различия. Также не обойтись без нескольких касс крупным торговым площадкам – одна касса физически не сможет обрабатывать множественные запросы покупателей.
4. Если оплату принимают собственные курьеры – о требованиях к ККТ в следующем разделе. В законодательстве РФ есть лазейка для интернет-магазинов, позволяющая не использовать ККТ при разносной торговле. Закон не дает четкого толкования разницы между двумя видами деятельности, поэтому классификация типов торговли отдана на усмотрение фискальных органов. Если они сочтут, что кассы не применяются неправомерно, магазин может быть подвергнут штрафу.
5. Если оплату принимают сторонние службы (аутсорсинговые курьеры, почта России при отправке товаров наложенным платежом и т.д.) с последующим переводом денег на счет магазина в банке, то чеки покупателям выдают они, и работа с кассами ложится на них. Этот момент должен быть предусмотрен в договоре.
6. Законодательство РФ разрешает не применять кассовое оборудование для онлайн-заведений, торгующих изделиями народного промысла и религиозного культа.

Для курьера

Доставка товаров посредством курьеров на сегодняшний день является популярным сервисом и этот сектор услуг постоянно растет. Особенно это касается бурно развивающегося сегмента торговли через интернет. Во многих случаях курьер выполняет одновременно работу кассира – на месте производит финансовые расчеты (полные или с учетом аванса), получает наличные или оплату картой и выдает кассовый чек. Из специфики работы вытекают основные требования к ККТ для такой формы торговли:

1. Аппарат должен быть компактный по габаритам и легкий (особенно это касается техники для курьеров, передвигающихся на общественном транспорте).
2. Из этого требования вытекает необходимость выбирать кассу со встроенным принтером для печати документов финансовой отчетности (два отдельных девайса возить по городу нецелесообразно).
3. Плюсом будет наличие встроенного POS-терминала.
4. Онлайн-касса должна иметь автономное питание – от батареек, или, что более выгодно, от аккумуляторов, позволяющих многократную перезарядку.
Важно! Настоятельно рекомендуется приобрести запасной набор элементов питания и комплектовать им оборудование курьера.
5. Для курьеров, работающих на автомобиле, хорошим решением будет возможность подзарядки через автомобильный прикуриватель.
6. Оборудование должно иметь связь с интернетом посредством беспроводных технологий (Wi-Fi, мобильный интернет от операторов сотовой связи и т. д.).
7. Курьеры выполняют свою работу в любых погодных условиях. Там, где выдерживают люди, техника может сдаться. Поэтому следует обращать внимание на такие параметры, как температурный рабочий диапазон кассы, исполнение по пылезащищенности и брызгозащищенности (IP), наличие дополнительных чехлов и других видов защиты от внешних воздействий.

Для доставки товаров в местности, где связь с глобальной сетью может отсутствовать, обязательны к применению модели с фискальным накопителем. Данные ОФД с него можно передать по возращении курьера на базу. Подобная ККМ может быть применена и в стационарном небольшом магазине – если впоследствии нужда в использовании курьера отпадет.

Это основные технические принципы для выбора кассовой техники. Каждый владелец бизнеса при выборе оборудования руководствуется и другими параметрами, влияющими на выбор: цена, производитель, стоимость и период технического обслуживания и т. д. Правильно принять решение помогает учет всех технико-экономических составляющих.