Что входит в учредительные документы ООО

Учредительные (уставные) документы определяют правовой статус компании вместе с юридическими основами деятельности. Фактически к этой категории относится исключительно устав. Договор об учреждении общества не считается учредительным документом, хотя заключать его все равно нужно.

Устав — это именно то, на основании чего действует ООО. Данная ссылка делается во всех соглашениях и договорах с контрагентами. В уставе указываются название компании в полном и сокращенном варианте, на русском языке. Не запрещается указание на иностранном языке. Документ содержит указание на место нахождения предприятия, сумму первоначального капитала, порядок деятельности и прочие сведения.

Ранее к учредительной документации относился договор об учреждении компании, который заключали между собой участники. Соглашение подтверждало факт формирования юрлица в целях получения прибыли, содержал данные по размерам долей, порядку внесения доли в капитал.

Такой договор нужен по нескольким причинам:

• Обязанность по его заключению предусмотрена законом;
• В уставе отсутствуют сведения об участниках, собственниках. Такая информация есть в договоре;
• Соглашение обладает законной силой при действиях с долями — дарении, продаже, наследовании, доказывает право собственности конкретного лица;
• Документ может потребоваться для участия в тендерах.

Для единственного участника заключение соглашения такого типа не требуется.

Какие учредительные документы должны быть по закону

Существует установленный перечень уставных документов ООО, которые должны присутствовать в обязательном порядке, помимо устава и соглашения об учреждении. Они необходимы для взаимодействия с партнерами по бизнесу, инвесторами, контрагентами, контролирующими и проверяющими организациями. Каждый из них вправе запросить документацию с определенными данными.

В список документации, содержащий сведения о фирме, ее основателях, лицах, осуществляющих управление, о юридическом адресе и кодах ОКВЭД входят:

• Регистрационное свидетельство — выдавалось до 2017 года при постановке компании на учет. Сейчас вместо них предоставляются листы записи ЕГРЮЛ. В нем больше сведений, чем в свидетельстве (присутствуют КПП, ИНН, юридический адрес, сумма уставного капитала, ОКВЭД, гендиректоре, учредителях);
• Документальное подтверждение постановки на налоговый учет — выдается после завершения регистрационной процедуры, содержит данные о КПП, ИНН, ОГРН, ИФНС, где общество встало на учет;
• Протокол или решение о формировании компании. Первый документ актуален при наличии нескольких основателей, второй — для единственного участника;
• Состав участников с информацией о размерах каждой доли, их оплате, дате перехода;
• Приказ о назначении генерального директора, подтверждающий его право на действия от лица ООО и соответствующие полномочия;
• Выписка из госреестра — предоставляется налоговиками по запросу;
• Статистические коды — выдаются Росстатом либо скачиваются на сайте этого ведомства.

При наличии подразделений необходимо перечислить их в отдельном документе.

Форма и содержание документов

Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью оформляются в определенной последовательности. Первым делом требуется протокол с общего собрания. В него вносятся сведения о дате принятия решения, списке учредителей, названии новой структуры. На протяжении 5-ти дней нужно сформировать весь пакет документации для передачи в налоговую службу.

Далее определяется лицо, уполномоченное заключать контракты и соглашения — руководитель фирмы. Необходимо также указывать, на основании чего действует директор ООО. Таким документом является устав. Его нужно прошить и пронумеровать, скрепив текст печатью, подписью.

Следующим этапом служит заключение учредительного договора, если основателей несколько. После этого назначается главбух — соответствующий приказ потребуется для прохождения регистрации компании. Этот сотрудник отвечает за расчет налогов, ведение документооборота и учета, финансовые отношения с контрагентами и сотрудниками. Обязанности перечисляются в трудовом соглашении.

Обязательным документом является договор об аренде помещения, по которому зарегистрирован юридический адрес фирмы.

Документы для организации с одним или несколькими учредителями

Когда компания создается единственным учредителем, достаточно подать на регистрацию решение о формировании ООО, устав и заявление на проведение процедуры. В решение нужно включить сведения о кратком и полном наименовании создаваемой организации, ее адресе и уставном капитале, порядке и сроках его оплаты, уставе и самом учредителе. Решение может заменять учредительное соглашение при условии нотариального заверения.

Когда в состав общества входят несколько участников, обязателен учредительный договор. В нем учредители подтверждают, что согласны на создание компании и внесение долей в уставный капитал.

Очевидно, что оформить документы на единственного учредителя проще, чем на ООО с несколькими основателями. Бумаги желательно заверить у нотариуса в нескольких экземплярах.

Хранение учредительных документов

Документация, относящаяся к учредительной и содержащая основные сведения о компании, хранится в сейфе руководителя в отдельной папке. Возможна передача на хранение юристу или главбуху, но за сохранность бумаг все равно отвечает гендиректор.

Для бумаг такого рода оформляется специальный журнал выдачи на руки, в котором отражается полная опись и фиксируется каждый факт передачи с подтверждением подписи этого лица. Документы подлежат бессрочному хранению, они не утилизируются даже при закрытии компании.

Порядок восстановления документов

В случае утери или утраты учредительной документации ее необходимо восстановить в кратчайшие сроки, чтобы не приостанавливать деятельность фирмы. Компания не может работать легально без таких бумаг.

На этапе регистрации устав компании передается налоговикам, учредитель получает заверенную копию, оригинал хранится в ИФНС. Это существенно упрощает восстановление в случае потери. Достаточно обратиться в инспекцию, производившую регистрацию для получения копии. При этом нужно предоставить регистрационное свидетельство либо справку из госреестра, а также заявку по произвольной форме.

Поскольку документация ООО обычно хранится в одном месте, теряется или портится одновременно весь пакет бумаг. Такое бывает при потопах или пожарах, умышленных кражах. Для обращения в госорганы компании нужно подтверждать собственный статус, поэтому документацию придется восстанавливать.

Процедура проводится поэтапно:

1. Заказ выписки у налоговиков — в документе будут прописаны данные юрлица. Желательно иметь копии документов с номерами, присвоенными фирме, датой постановки на учет. Эта информация вписывается в заявку на выдачу дубликатов документов;
2. Составление запроса в налоговую службу с указанием цели обращения (обстоятельств утери). Образец заявления возможно найти в сети;
3. Есть возможность составления комплексной заявки. Такой подход позволяет восстановить весь пакет документации одновременно и оплатить единую пошлину;
4. Дождаться рассмотрения заявки — на это налоговикам отводится 5 рабочих дней. Но при необходимости поиска какой-либо информации, изготовление дубликатов может затягиваться.

Хищение учредительной документации опасно не только из-за того, что компания не вправе работать без нее и не может соблюдать требования ГК РФ. Злоумышленники, получившие доступ к таким бумагам, могут оформить нелегальную сделку от имени ООО.

Чтобы избежать такого риска, возможно восстановить бумаги в срочном порядке, однако за это придется доплачивать. Суммы пошлин есть на интернет-сайте ФНС, там же формируется платежная квитанция. Получить документы по срочному обращению можно уже на следующий день.

По закону в категорию учредительной документации входит только устав. Однако в процессе деятельности компании требуются и другие бумаги, которые оформляются обязательно. Документы оформляются в определенной последовательности и сдаются для прохождения регистрации. Хранить их нужно в сейфе. При утере или краже все бумаги восстанавливаются, но на это требуется некоторое время и финансовые расходы.