Сдача справки 2-НДФЛ для ИП — где ее получить и как заполнить

Наниматель обязан уплачивать налоги с доходов своих сотрудников. Это касается организаций и ИП, которые признаются налоговыми агентами. В связи с этим возникает необходимость в соответствующей отчетности, в том числе справка 2 НДФЛ для ИП. Такой документ заполняется отдельно по каждому физлицу.

Должен ли ИП сдавать 2-НДФЛ

На каждого индивидуального предпринимателя, производящего выплаты физлицам, возлагается обязанность по удержанию и перечислению НДФЛ. Именно в этом заключается суть статуса налогового агента. Кроме того, по истечении года такой ИП обязан заполнить декларацию формата 2-НДФЛ на каждого гражданина, которому сделал выплату. В нее вносятся уплаченные суммы, размеры удержанных налогов и предоставляемые вычеты. Декларация передается в ИФНС.

В целом справка формата 2-НДФЛ необходима для подтверждения реального уровня заработка и перечисления с него установленной суммы налогов. Такой документ нужен, чтобы:

• взять займ в банке;
• оформить социальное пособие либо другой вид госпомощи;
• подтвердить свое право получать налоговый вычет;
• подать запрос на визу;
• усыновить ребенка;
• предъявить судебным приставам;
• устроиться на новую работу и подтвердить полученные доходы с примененными по закону вычетами с них.

Справка оформляется для предоставления в ИФНС либо по запросу физлица.

На УСН

Коммерсанты, работающие на упрощенке, выдают наемным сотрудникам справку в формате 2-НДФЛ. Такие ИП подают отчетность налоговикам в порядке, предусмотренном данной схемой налогообложения. 2 НДФЛ для самого бизнесмена в целях подтверждения его доходов на УСН не оформляется, для этого существует другая документация.

На ЕНВД

Бизнесмены на ЕНВД не ведут журналы для учета прибыли и расходов. Для оформления документа формата 2-НДФЛ им приходится предъявлять первичные документы либо кассовую книгу, заверенную печатью. Но ИП может оформить бумагу и самостоятельно по актуальному образцу.

Патентная система

Для ИП на патенте предусмотрена сдача форм 2-НДФЛ на работников ежегодно. Такие предприниматели удерживают НДФЛ за сотрудников в день выплаты зарплаты и перечисляют налог в течение одного дня.

ОСНО

На общей схеме налогообложения предприниматели подают отчетную документацию в установленном режиме за каждого сотрудника. В перечень бумаг входит и форма 2-НДФЛ. Собственную платежеспособность ИП может подтверждать выпиской со счета в банковской структуре либо из журнала финансовых поступлений, договорами и прочими документами.

Где получать и куда сдавать

ИП, совмещающие предпринимательство с работой по найму, могут получить бумагу у работодателя. Однако она будет содержать данные исключительно о «зарплатных» поступлениях, без учета собственного бизнеса коммерсанта.

Рассматривая вопрос, может ли ИП сделать себе справку 2-НДФЛ, следует учитывать, что такую бумагу вправе оформлять налоговые агенты. Бизнесмен является таковым только в отношении своих наемных работников. Соответственно, выписать бумагу на сам себе ему не разрешается. Если возникает необходимость в подобной документации, предприниматели подтверждают заработок другими способами.

Заполненная форма 2-НДФЛ подается вместе с пакетом отчетной документации в подразделение ФНС в установленные законом сроки. Налоговые агенты, которые отчитываются менее чем за 25 сотрудников, вправе сдавать документ на бумаге, остальные — исключительно в электронной форме.

Как заполнить справку

Заполнение документа подразумевает внесение информации о:

• персональных данных сотрудника;
• реквизитах работодателя;
• сумме заработка физлица по месяцам;
• применяемые налоговые вычеты с указанием кодов;
• подпись руководителя и главбуха (когда таковой имеется).

Когда в справке прописываются данные о доходах человека и НДФЛ, в разделе «Признак» ставится цифра 1. Когда удержание налогового сбора не производится, здесь же отмечается 2. В разделе «Номер корректировки» обычно нужно вписать 00.

Шапка документа должна содержать дату формирования, номер и год, за которых оформляется бумага. Сведения для внесения в поля кода ИФНС и ОКТМО следует уточнить у налоговиков либо на веб-сайте ФНС.

Когда налоговым агентом выступает организация, в первый раздел вносятся ее реквизиты: КПП, ИНН, название, контактные сведения. Предприниматели вместо КПП пишу свое ФИО.

В разделе о получателе прописываются:

• ФИО.
• Дата рождения.
• Статус (1 — для резидентов страны, 2 — для нерезидентов).
• ИНН.
• Гражданство (для россиян — 643).
• Адрес прописки.
• Паспортные реквизиты (в нужном поле прописывается 21).

Для отображения ставки и суммы выплат по месяцам и кодам предназначен третий раздел. Все налоговые ставки должны соответствовать параметрам начислений. Суммы вписываются в рублях и копейках, но для размера налога действует правило округления. Значения ниже 50 копеек отбрасываются, выше — округляются до рубля.

Далее указываются:

• Месяц начисления выплаты (01, 02 и т. д.).
• Шифр выплаты (2000 для оплаты труда, 2012 для отпускных, 2300 для пособия по больничным, 2760 для материальной помощи).
• Размеры выплат.
• Шифр и размер вычета (при наличии).

Чаще всего указывается 503 — шифр необлагаемой материальной помощи, которая составляет 4 000 рублей в год.

В четвертом разделе расписываются все виды вычетов: инвестиционных, стандартного или социального типа. Для каждого обозначается код, сумма годового уменьшения. В этих целях используются коды 114 — для первого ребенка, 115 — для второго, 311 — для имущественного возврата. Все коды прописаны в соответствующем приказе ФНС. Для имущественных и социальных возмещений потребуется уведомление от налоговиков.

В пятом разделе содержатся сведения о совокупном размере оплаты, налоговой базе, а также налогах — исчисленных, удержанных, перечисленных. Если предусмотрены выплаты с различными ставками, для каждой такой ставки отдельно заполняются 3-5-ый разделы.

Период действия документа не ограничен законодательно. Однако ряд учреждений и организаций устанавливают свои сроки. Например, справка для банка будет действовать 10-30 дней.

Образец

Чтобы не ошибиться при заполнении справки и не терять время на внесение корректировок, стоит воспользоваться образцом такого документа. Стоит убедиться, что образец актуален, поскольку в законодательстве периодически происходят различные изменения.

Справка за себя и для работников

Все виды справок в формате 2-НДФЛ делятся на две группы. Первая — это документы, которые нужно брать ИП или его работникам для собственных нужд. Такая бумага необходима, например, для получения ипотеки в ВТБ или другой банковской структуре. Во вторую группу входит отчетность, которую предприниматель подает за сотрудников, с которыми у него заключены трудовые соглашения.

Справка для работников выдается по вышеуказанным правилам. Для себя ИП не может сделать аналогичный документ. Однако нередко бизнесмену нужно объяснить в определенных инстанциях, откуда он получает доход и в каком размере.

ИП, работающие на упрощенке либо ОСНО, могут заменить 2-НДФЛ на копии деклараций по упрощенному налогу либо 3-НДФЛ, поданных в ФНС. Распечатка квитанции о принятии сотрудником налоговой службы либо налоговая декларация с отметкой инспекции полностью заменяет справку о доходах.

Для бизнесменов таким подтверждением служит книга, в которой ведется учет финансовых поступлений и затрат. Можно сделать копии нужных страничек, но их придется заверить. Альтернативой считаются выписки со счетов в банке, договоры, приходные ордера.

Труднее всего подтверждать заработок коммерсантам, работающим на ЕНВД. В их отчетности нет конкретных указаний на сумму полученной прибыли, они не ведут книги поступлений и расходов. Такие люди подтверждают собственные доходы исключительно в вольной форме, например, предоставив кассовую книгу и первичную документацию. Как вариант допускается ведение регистра с фиксацией и систематизацией всех полученных документов.

Срок сдачи 2-НДФЛ

В 2023 году ИП отчитываются за 2018 год. Форму 2-НДФЛ по физлицам, которые получали доходы от налогового агента на протяжении года надо подать до 1 марта, в отношении остальных граждан — до 1 апреля. В 2020 году первая дата приходится на воскресенье, поэтому справки нужно подать до 2 марта.

Что будет, если не сдать документ вовремя

За несвоевременную подачу каждой справки налоговики налагают штраф в 200 рублей. Количество дней просрочки не влияет на размер штрафа. Если в документе есть ошибки, штрафные санкции составят 500 рублей.

Справка 2-НДФЛ для ИП является обязательной разновидностью отчетности для бизнесменов, заключившим трудовые соглашения с сотрудниками. Коммерсант не вправе выдавать подобный документ себе самому. Для подтверждения заработка предприниматели предоставляют другую документацию.