Нужно ли наличие фискального накопителя для ИП на ЕНВД и других спецрежимах

В 2023 году в России закончился переход индивидуальных предпринимателей на использование кассовой техники, работающей в режиме онлайн. Но с завершением переходного периода не все вопросы применения ККТ остались выясненными. Предметом обсуждения являются назначение фискального накопителя (ФН), какой фискальный накопитель нужен для ИП на ЕНВД, на упрощенной схеме или на других спецрежимах, сроки действия и порядок замены.

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель — модуль, в обязательном порядке входящий в состав контрольно-кассовой техники. ФН осуществляет две основные функции:

• хранит данные о продажах и полученных платежах без возможности их корректировки;
• передает эти данные в адрес оператора фискальных данных (ОФД).

Хранение и передача данных осуществляется в зашифрованном виде, так достигается защита персональных сведений от несанкционированного доступа.

Накопитель приобретается предпринимателем при установке комплекта кассового оборудования и периодически заменяется при переполнении внутренней памяти или по окончании срока действия.

Какие данные он должен хранить и сколько

Устройство хранит следующие сведения:

• данные всех кассовых чеков, которые выдала ККТ, включая чеки коррекции;
• отчеты для налоговых органов;
• сведения об онлайн-кассе (тип, сведения о регистрации и перерегистрации и т. п.);
• некоторые другие данные.

Память устройства является энергонезависимой, поэтому все сведения сохраняются при потере электропитания.

Данные регулярно передаются в адрес ОФД, для этого всего лишь нужно соединение с глобальной сетью. Учитывая, что зона покрытия мобильного интернета в России охватывает практически все населенные районы страны, проблем со «сбросом» сведений не возникает. При кратковременных (несколько дней или недель) перебоях со связью ФН хранит данные, и передает их при первом же коннекте. Но если такая возможность отсутствует в течение 30 дней, фискальный накопитель блокируется. При первом обмене данными с ОФД устройство разблокируется и может работать дальше.

Также ФН блокируется в двух случаях:

• истек срок работы накопителя;
• память переполнена данными.

Эти параметры — срок работы и объем памяти — связаны между собой. Если установленный лимит по времени не истек, а в запоминающем устройстве уже закончилось свободное место, ФН подлежит замене. Поэтому срок действия устройства — достаточно условная величина, и полностью может быть выбрана лишь при низкой активности использования ФН. После блокировки накопителя по одной из указанных причин, его следует заменить. О необходимости замены накопитель начинает предупреждать владельца заблаговременно.

Заменить устройство в составе комплекта онлайн-ККТ можно самостоятельно, и в этом ФН в лучшую сторону отличается от фискальных устройств предыдущего поколения.

В 2023 году доступны к приобретению накопители со сроком действия 13, 15 и 36 месяцев. Емкость памяти у них от периода работы не зависит и составляет около 250 тысяч записей для любого типа.

Нужен ли ФН для ИП

Накопитель является неотъемлемой частью онлайн-кассы, поэтому вопрос необходимости ФН вытекает из вопроса, нужна ли предпринимателю онлайн-ККТ. ФЗ 54 на этот вопрос отвечает однозначно — каждый ИП должен иметь онлайн-кассу, но существуют исключения:

1. Если бизнес ведется в труднодоступных районах. К таким районам относятся местности, в которых нет дорог общего пользования, не ходит транспорт. В этом случае онлайн-техника не обязательна, ИП лишь обязан выдавать документ строгой отчетности. Перечень таких местностей разрабатывается на региональном уровне.
Важно! На территориях, где отсутствует стабильное соединение с интернетом, индивидуальный предприниматель обязан иметь онлайн-кассу и накопитель, но данные в налоговую может не передавать. Перечень таких территорий также утверждается администрацией региона.
2. Если платежи принимаются через посредника. Таким посредником может выступать почта России при продаже товаров наложенным платежом или сторонняя курьерская служба. В этом случае предприниматель освобождается от обязанности установки онлайн-оборудования только в случае, если другие способы оплаты товара отсутствуют. Если параллельно с курьерской доставкой товары продаются через розничный магазин, то касса и ФН обязательны.
3. Освобождены от приобретения ККТ ИП, осуществляющие определенные виды деятельности. Эти виды перечислены в законе.
4. Требование о применении ККТ касаются только расчетов с физическими лицами и платежей в наличной форме, для безналичных расчетов с юрлицами касса не нужна.

Подобная техника стоит недешево, поэтому для снижения финансовой нагрузки на малый и средний бизнес предоставляется вычет — можно уменьшить налог на сумму приобретенной кассы в пределах 18 000 рублей.

На УСН

Переход на онлайн-оборудование происходит по-разному для различных предпринимателей, занимающихся различными видами деятельности, а также в зависимости от применяемой системы налогообложения. Большая часть ИП работает на спецрежимах, ОСН выгодна немногим. Так, предприниматели, использующие УСН («упрощенку»), в 2023 году должны использовать онлайн-кассы с ФН. Последний срок для покупки кассы до 1 июля предусмотрен для тех, кто на упрощенке оказывает бытовые услуги для населения и выдает им чеки на БСО. После указанного срока и они должны перейти на онлайн-технику. Неприменение ФН для ИП на УСН возможно по причинам, перечисленным в предыдущем разделе.

ЕНВД

Наиболее часто возникает вопрос, нужен ли фискальный накопитель для ЕНВД. Для тех, кто работает на «вмененке», добровольность применения ФН сохранена лишь для ИП без наемных работников, при осуществлении розничной продажи или продажи через автоматы, а также при работе в сфере общепита и только до 1 июля 2023 года. В дальнейшем предпринимателям на ЕНВД применять онлайн-технику следует в обязательном порядке.

На патенте

Предприниматели, использующие ПСН, ожидали отсрочки применения онлайн-ККТ до 2021 года. Но законодатели эту отсрочку таким ИП не дали, единственное послабление — до 2021 года можно не указывать на чеке наименование товара, за исключением торговли алкоголем и другими изделиями, облагающимися акцизами. Но использовать ФН для ИП на патенте обязательно.

Разновидности фискальных накопителей

Фискальные накопители отличаются:

• сроком действия — 13(15) или 36 месяцев;
• предприятием-изготовителем — оно должно быть внесено в реестр производителей, допущенных ФНС.

В остальном различия устройств принципиального значения не имеют. Габариты и объем памяти у них являются приблизительно одинаковыми. Все они являются взаимозаменяемыми и оснащены стандартным разъемом.

Сколько он стоит и как выбрать

Выбор в первую очередь осуществляется по сроку действия. Почти во всех случаях (при работе на спецрежимах) следует покупать накопитель со сроком действия 36 месяцев, исключения составляют случаи:

• сезонный характер деятельности;
• работа по ОСН;
• автономный режим работы в местностях без связи;
• работа с подакцизными товарами;
• работа в качестве платежных агентов.

В этих случаях можно использовать ФН с любым сроком действия (на ОСН — 13 месяцев).

Другой критерий выбора накопителя — его цена. Практически у всех продавцов ФН укладываются в ценовые пределы:

• на 13 месяцев — 6-8 тысяч;
• на 36 месяцев — 11-13 тысяч.

Узнать, сколько стоит ФН конкретного типа в конкретном населенном пункте можно на сайтах продавцов.

Что будет, если не использовать ФН

Без накопителя онлайн-касса не будет осуществлять свои функции — хранить и передавать данные в ОФД. Поэтому неприменение ФН равнозначно неприменению онлайн-ККТ, и законодательство предусматривает за это серьезные санкции для ИП:

• за первое нарушение от 0,25 до 0,5 стоимости не проведенного товара, минимум 1000 рублей;
• за повторное нарушение может быть применена приостановка деятельности на период до 30 дней.

Таким образом, фискальный накопитель — критически необходимый элемент комплекта онлайн-кассы. Следует внимательно отнестись к его выбору и эксплуатации, чтобы избежать финансовых проблем.