Нужно ли использовать онлайн-кассу ИП без работников

В 2023 году истек установленный законодательством последний срок оснащения индивидуальных предпринимателей кассовой техникой, работающей в режиме онлайн. С окончанием переходного периода у бизнесменов остались вопросы по использованию подобного оборудования в различных ситуациях. В числе основных вопросов наиболее востребованы разъяснения по темам — нужна ли онлайн-касса ИП без работников, для каких видов деятельности предоставлена дополнительная отсрочка, что делать, если бизнесмен потерял право на льготу и т. п.

Нужна ли онлайн-касса для ИП без работников

Если давать общий ответ на вопрос, вынесенный в подзаголовок, то он однозначен — нужна. Потому что с 01.07.2019 года закрылось последнее окно в многоэтапном процессе создания единой системы учета и контроля для государственных налоговых органов. Отмена льгот шла поэтапно. В 2018 году право на отсрочку потеряли:

• ИП, использующие в качестве спецрежима патент или вмененку, кроме работающих в розничной торговле или системе общественного питания без найма работников.
• юрлица на ЕНВД.

В 2023 году согласно ранее принятым постановлениям, покупать и ставить кассы на учет должны все оставшиеся бизнесмены:

• все предприниматели независимо от выбранного режима налогообложения и наличия сотрудников в общепите и торговле в розницу;
• ИП, оказывающие платные услуги населению, в том числе осуществляющие пассажирские и грузовые перевозки, включая такси;
• физлица, сдающие в аренду принадлежащие им объекты недвижимости;
• прочие оставшиеся категории малого и среднего бизнеса.

Еще одна категория ИП, потерявших право на льготу — это предприниматели, работающие на патентной системе, и выдающие клиенту платежные документы на бланках строгой отчетности. С 1 июля 2019 года эта практика должна быть прекращена и чеки будут формироваться с использованием онлайн-ККМ.

Ожидалось утверждение законопроекта об отсрочке использования подобных касс для предпринимателей, выбравших режим ПСН или ЕНВД, а также использования ККМ для ИП на УСН без наемных работников. Но эта поправка к Федеральному закону в итоге не была утверждена. В качестве утешительных мер ИП могут оформить налоговый вычет на сумму приобретенной техники, но верхний порог этой льготы установлен в размере 18 тысяч рублей за один комплект.

Также к нововведениям с 2023 года можно отнести:

• требования об изменении формата передачи данных в ОФД;
• изменение ставки налога на добавленную стоимость с 18% до 20% — для плательщиков НДС.

Особенности законопроекта о ККТ

На самом деле в суровом законе содержатся послабления. Касательно рассматриваемой темы, следует отметить, что в 2023 году принята новая поправка к нормативно-правовому акту, которая дает отсрочку на установку кассы для ИП без наемных работников до 01.07.2021 года. Решено отменить обязательность установки касс для следующих категорий бизнесменов:

• занимающихся продажей товаров, произведенных собственными силами;
• занимающихся оказанием услуг;
• занимающихся выполнением работ.

Следует обратить внимание, что такие бизнесмены фактически попадают под категорию самозанятых. В текущем году зарегистрироваться в этом статусе можно лишь в четырех регионах, где проводится эксперимент по легализации деятельности микробизнесменов. Вся финансовая отчетность у самозанятых проходит посредством специально разработанного приложения.

Для жителей остальных субъектов Федерации возможность применить приложение для ведения деятельности пока отсутствует, поэтому для снижения административного и финансового давления на людей, работающих «на себя», и принят закон об отсрочке с 2023 года покупки кассового аппарата для ИП без работников. Этот льготный период также видится отсрочкой для законодателей, ожидающих итогов эксперимента по выводу самозанятых из тени, чтобы по результатам принять решение по остановке эксперимента, его продлении, распространении на другие российские регионы или вынесении какого-либо другого вердикта.

Следует обратить внимание, что отсрочка перестает действовать в следующих ситуациях:

• ИП нанимает работника;
• ИП начинает продавать товары сторонних производителей наряду или вместо произведенных своими силами;
• ИП параллельно с видами деятельности, попадающими под отсрочку, начинает заниматься другими направлениями, по которым льгота не предусмотрена.

В этих случаях следует в установленный срок приобрести онлайн-кассу и зарегистрировать ее в налоговых органах.

Также закон содержит смягчение требования о выдаче фискального чека для некоторых сфер предпринимательской деятельности. Вместо распечатки чека в момент безналичного расчета картой или оплаты наличкой допускается:

• направлять документ в электронном виде на адрес e-mail плательщика либо на мобильное устройство;
• формировать QR-код, содержащий всю необходимую информацию — при наличии возможности у клиента считать такой код.

Закон устанавливает полное равенство между бумажной и электронной версиями документов финансовой отчетности.

Сроки установки

Если индивидуальный предприниматель не попадает под действие отсрочки до 2021 года, последний срок установки онлайн-техники — 01.07.2019 (либо раньше — в соответствии с законом). Это требование не зависит от выбранного спецрежима, и онлайн-касса обязательна для ИП без работников на УСН, ЕНВД, ОСН или ПСН. Если он удовлетворяет требованиям законодательства и продолжает им соответствовать, то следует работать в прежнем режиме и ожидать окончания переноса сроков до 2021 года.

Если же предприниматель после первого июля 2019 года произвел изменения в деятельности, перечисленные выше, и потерял право на льготу, он должен подключить ККТ в течение тридцати дней со дня возникновения такой обязанности.

Как установить кассовый аппарат при найме сотрудника

Если предприниматель решил расширить дело и нанять сотрудников, у него возникает обязанность по установке кассового аппарата.

Пошаговый алгоритм действий в подобной ситуации таков:

1. ИП покупает ККМ, следя, чтобы приобретаемая модель находилась в государственном реестре кассовой техники. Другой вариант — модернизируется старая кассовая машина до уровня соответствия требований ФЗ (при наличии возможности).
2. Выбирается оператор фискальных данных, с ним заключается договор.
3. Оформляется электронно-цифровая подпись.
4. Комплект кассовой техники ставится на учет, ИФНС присваивает кассе регистрационный номер.
5. Через меню настроек в кассу вносятся данные, включая выданный налоговой инспекцией номер, настраивается подключение к интернету и ресурсу ОФД.

Если предприниматель не обладает временем или достаточной квалификацией для выполнения перечисленных действий, можно обратиться к организациям-посредникам. За отдельную оплату специализированная контора выполнит любой этап или окажет услуги «под ключ». Также специалисты могут обучить сотрудников предприятия правильному использованию техники.

Для чего может понадобиться ККМ для ИП без работников

Если говорить о необходимости ККМ, то в первую очередь следует помнить, что эта необходимость — требование Федерального закона. Но надо отметить, что применение кассовой техники также предоставляет индивидуальному предпринимателю сервисные функции, облегчающие повседневную деятельность:

• уменьшение количества ревизий и проверок — большую часть сведений касса сама передаст в государственные органы;
• уменьшение трудоемкости составления отчетности;
• расширенные возможности контроля рабочего процесса;
• снижение до минимума вероятности ошибок.

По сути, применение онлайн-кассы может сократить издержки малого предпринимательства, в том числе освобождение от полного или частичного содержания главбуха или оплаты аутсорсинговых бухгалтерских услуг. Это дает возможность не прибегать к использованию наемного труда, сохранить статус ИП без работников и пользоваться преференциями, предоставляемыми при этом государством.

Таким образом, переходной период оснащения субъектов малого и среднего бизнеса онлайн-техникой в 2023 году завершен. В рамках программы поддержки самозанятого населения и легализации деятельности, работающих «на себя», в тех регионах, где эксперимент по выводу микробизнеса на «белые» схемы не проводится и невозможна работа через специальное приложение (а заодно и в других регионах), правительством РФ принят закон об отсрочке применения онлайн-ККТ для предпринимателей, фактически являющихся самозанятыми. Окончательное решение по этому вопросу ожидается в 2021 году.