Нужен ли кассовый аппарат для ИП — какой выбрать и как установить

Торговля в России постепенно переходит на использование кассовых аппаратов и онлайн-касс. Правила и особенности этого перехода изложены в законе 54-ФЗ. В нем определено, нужны ли кассовые аппараты для ИП, и кто освобождается от установки подобной техники. До принятия закона индивидуальные предприниматели самостоятельно решали, будут ли они использовать кассовое оборудование. Подтверждать покупки разрешалось не только кассовыми, но и товарными чеками, а также другой документацией.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП

В РФ действует несколько налоговых спецрежимов для предпринимателей. Нужна ли касса для ИП, зависит от выбранной схемы налогообложения.

Для бизнесменов, работающих по УСН, использование кассового оборудования обязательно. С июля 2017 года кассу необходимо применять предпринимателям, реализующим крепкий алкоголь, пиво, табак, бензин, моторное масло и прочую подакцизную продукцию. Годом позднее применение ККТ стало обязательным для предпринимателей, работающих в сфере общепита и нанимающим работников.

Самый последний этап внедрения онлайн-касс завершился 01.07.2019. Дальнейших отсрочек не предусмотрено. Теперь кассы установили ИП, занимающиеся оказанием услуг, включая грузоперевозки, выполнением работ, владельцы вендингового бизнеса и коммерсанты, принимающие оплату от частных лиц в безналичной форме.

Обязательной является установка ККТ для ИП, работающих с выплатой ЕНВД. Здесь действуют те же правила и условия, что и в предыдущем случае. То же самое относится и к общей системе налогообложения ОСНО.

А вот для некоторых предпринимателей на патенте установка онлайн-касс пока необязательна. К июлю 2019 года ее должны были поставить ИП на патентной системе, нанимающие сотрудников. До июля 2021 года предоставлена отсрочка бизнесменам без наемных работников, продающие товары собственного изготовления, зарабатывающие выполнением работ либо предоставлением услуг.

Для каких видов деятельности он обязателен

Но некоторые категории предпринимателей на «упрощенке» и прочих режимах освободили от использования онлайн-касс. Это касается бизнесменов, занимающихся:

• продажей молока, безалкогольных напитков, мороженого в киосках;
• реализацией канцелярии и печатных изданий;
• продажей билетов на проезд в салоне транспорта;
• осуществлением разносной торговли продуктов и ТНВ в самолетах и поездах;
• торговлей овощами и бахчевыми культурами вразвал;
• продажей товаров на ярмарках и рынках;
• ремонтом галантереи, обуви;
• изготовлением ключей;
• приемом утильсырья;
• торговлей изделиями, изготовленными собственноручно.

Сюда же относятся сдача собственного жилья в аренду, обработка земли, заготовка дров, осуществление обрядов религиозного характера, уход за пожилыми людьми и детьми, а также доставка багажа на вокзалах.

Не ставят кассы ИП, организовавшие работу столовых для учащихся и работников образовательных заведений. Не обязаны пользоваться таким оборудованием предприниматели, находящиеся в труднодоступных регионах, причем перечень таких районов определен местными властями.

Выбор кассы для предпринимателя

Чтобы определиться, какую кассу выбрать для ИП, следует рассмотреть некоторые характеристики. Главное, чтобы касса была внесена в специальный реестр. На данный момент в этом списке больше 110 моделей.

Учитываются следующие параметры:

• Количество памяти — в разных моделях техники установлены различные фискальные накопители. Например, для УСН законом предписываются кассы с памятью, рассчитанной на 36 месяцев.
• Устройства бывают стационарными и мобильными. Первые работают от сети, вторые — от батареек или аккумуляторов.
• Скорость печати чеков.
• Поддержка дополнительного оборудования — сканера штрих-кодов, терминала для оплаты по безналу карточкой, весов и т. д.

Выбор зависит от специфики деятельности. Предпринимателям, занимающимся мелкорозничной торговлей и выдающим несколько чеков за день, подойдут дешевые автономные аппараты. Для таких ИП не актуальна интеграция оборудования с системой учета, отслеживания остатков товаров или ведения статистики продаж. Соответственно, нет необходимости переплачивать за дополнительные функции.

Автономные кассы удобны для работы на рынке или в палатке. У них отсутствует сенсорный экран, чувствительный к погоде, подключение к интернету возможно через сим-карту. Касса со сканером для считывания штрих-кодов пригодится в небольших торговых точках со значительной проходимостью. При наличии большого количества артикулов потребуется много времени, чтобы ввести каждый отдельно.

ИП, работающим в общепите, нужно обслуживать покупателей достаточно быстро, чтобы не создавались очереди. Ускорить работу помогают большой экран для сбора в один чек нескольких заказов, терминал для оплаты, интеграция с учетным ПО. Для такого вида бизнеса лучше выбирать аппарат с функцией «отложенного чека», чтобы клиенты могли рассчитываться после еды.

ККМ для ИП, продающего товары через интернет-магазин с доставкой, должна оснащаться модемом и аккумулятором. Если магазин функционирует еще и в оффлайн-режиме, нужна касса с печатью бумажных чеков и возможностью отправки чековой документации в цифровой форме на электронный адрес покупателя.

Как работает кассовая техника

При осуществлении деятельности ИП касса используется следующим образом:

1. Сведения о проданном товаре либо предоставленной услуге вводятся кассиром в операционную систему аппарата.
2. По желанию клиента вносятся его телефонный номер либо электронный адрес.
3. Покупатель производит расчет наличными или электронными деньгами, пластиковой карточкой.
4. Терминал формирует чек, передавая данные в накопитель.
5. Накопитель шифрует информацию и отправляет ее оператору ФД.
6. На кассу поступает сообщение, что данные доставлены.
7. Кассир распечатывает чек или предоставляет его клиенту в электронном формате.

От операторов ФД данные поступают налоговикам и сохраняются в ФНС на протяжении пяти лет.

Особенности установки

Решив вопрос, нужен ли кассовый аппарат для ИП, можно подбирать подходящую аппаратуру. Далее потребуется еще несколько шагов:

1. Покупка электронной подписи. Она пригодится, когда ИП будет ставить оборудование на учет в налоговой. В ином случае придется неоднократно посетить ФНС лично.
2. Заключить соглашение с оператором ФД.
3. Зарегистрировать кассу в налоговой.

Для установки кассы лучше воспользоваться помощью специалистов.

Регистрация ККТ в налоговой

Регистрация возможна в подразделении инспекции или онлайн. В первом случае нужно подать документацию в налоговую лично или через представителя. Далее уполномоченный техник проводит осмотр и фискализацию кассы, для чего ее нужно привезти в инспекцию. Затем предоставляется регистрационная карточка.

Но регистрировать ККТ значительно проще через интернет. Для этого нужно:

1. Зайти в персональный кабинет на веб-сайте ФНС.
2. Выбрать раздел учета ККТ.
3. Нажать ссылку для регистрации.
4. Вручную ввести необходимые параметры (адрес установки оборудования, название и сферу деятельности, модель и номер кассы, данные о режиме использования, операторе ФД).
5. Нажать «Подписать», затем «Отправить».

После обработки заявки налоговиками в строке состояния данного раздела появится надпись о присвоении номера, который будет указан в виде соответствующего числа здесь же.

Далее касса проходит фискализацию. Перечислим ее этапы на примере оборудования Атол:

1. Подключаем оборудование к компьютеру.
2. Скачиваем и устанавливаем драйверы для настройки.
3. Во вкладке регистрации нажимаем «Свойства».
4. Проверяем данные.
5. Нажимаем «Поиск» и выбираем нужную кассу в разделе информации.
6. Проверяем связь, получаем сведения о ККТ, нажимаем Ок.
7. Во вкладке регистрации заполняем предложенные поля.

Чтобы полностью оформить кассу, надо нажать кнопку завершения в разделе ККТ. Последний шаг — подписать и отправить данные.

Что такое онлайн касса

Онлайн-кассы представляют собой специальное оборудование с контрольной функцией, оборудованное фискальным накопителем. ККТ подключают к интернету для передачи данных в налоговую посредством оператора ФД.

С помощью таких устройств ФНС отслеживает уплату налогов. Применение ККТ упрощает проведение налоговых проверок и делает процесс работы предпринимателя более прозрачным для его клиентов.

Кассовая дисциплина для ИП

Каждый предприниматель обязан соблюдать кассовую дисциплину, предусмотренную законодательством. Для ведения кассовых операций существует специальный порядок. Субъектам малого бизнеса доступны некоторые послабления. Так, им разрешается работать без кассового лимита и накапливать любое количество денежных средств в кассе.

ИП вправе не выписывать расходные кассовые ордера, выдавая наличные из кассы, а также приходные ордера при обратном действии. Не обязаны они и вести кассовую книгу.

Доступна ли компенсация за покупку

Предприниматели, работающие по патентной схеме или на ЕНВД, могут получить вычет, если покупают онлайн-кассу. Размер компенсации равен 18 000 рублей. В сумму могут включаться:

• стоимость ККТ;
• расходы на приобретение фискального накопителя;
• затраты на покупку необходимого ПО;
• оплата услуг по настройке аппаратуры;
• другие расходы на приведение кассы в рабочий режим.

Максимальный размер возврата составляет 18 000. Даже если затраты оказались выше, получить возможно не больше этой суммы.

Наказание за работу без ККМ

За работу без ККМ предусмотрены штрафы и для юридических лиц, и для ИП. На размеры санкций влияет сумма дохода, полученного за время работы без кассового оборудования. За отсутствие онлайн-кассы после срока, установленного законодательством, бизнесмену придется выплатить 25-50% выручки, минимальный штраф — 10 000 руб.

Если нарушение выявлено повторно, а доход за все это время перевалил за 1 млн руб., предпринимательская деятельность может быть приостановлена на 1-2 года. На оплату штрафа отводится месяц, в ином случае дело передается в судебную инстанцию.

Штрафы действуют и при нарушении правил использования онлайн-касс:

• За отсутствие надлежащей регистрации и использование неподходящего ФН — 1500-3000 руб.
• За нарушение порядка передачи сведений и документации в ФНС — 1 500-3 000 руб.
• За невыдачу потребителю кассового чека — 2 000 руб.

Если нарушение выявляется впервые либо с прошлого факта прошло больше года, возможно отделаться предупреждением.

Большинство предпринимателей должны применять новые ККТ, в ином случае им грозит штраф. Чтобы определить, какая онлайн касса лучше для ИП в розничной торговле или другой сфере, нужно проанализировать характеристики оборудования и сравнить их со спецификой бизнеса. Для работы с таким устройством потребуется регистрация в ФНС и заключение соглашения с оператором ФД. Предпринимателям, купившим кассу, компенсируются расходы в пределах 18 000 рублей.