Использование онлайн-касс для ИП — как выбрать и установить ККТ

Ранее индивидуальные предприниматели могли самостоятельно решать, нужно ли им кассовое оборудование или проще выдавать товарные чеки клиентам. Но впоследствии были приняты изменения в закон 54-ФЗ, которые сделали онлайн-кассы для ИП обязательными. Некоторые категории бизнесменов получили отсрочку в использовании ККТ, но большинству пришлось установить такие аппараты уже сейчас.

Какие ИП должны использовать кассы

На данный момент касса для ИП является обязательным атрибутом деятельности:

• Бизнесменов на ОСНО — для них установка новых касс выгодна, поскольку объемы товарооборота напрямую влияют на размер налогов. Эта категория предпринимателей должна применять ККТ еще с июля 2018 года.
• ИП на УСН нужно перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года. Это касается коммерсантов с наемными работниками или без такого персонала.
• Для предпринимателей на патенте крайним сроком перехода на новые кассы является 1 февраля 2021 года. Государство не торопит таких бизнесменов, поскольку они не платят в бюджет отчислений в виде налога. Такие ИП оплачивают патент на определенный срок вне зависимости от суммы дохода.
• Для ИП на ЕНВД сроки установки онлайн-кассы варьируются в зависимости от вида деятельности.

Установить онлайн-кассу в 2020 году разрешается бизнесменам, не заключившим трудовых договоров по найму сотрудников, если они реализуют продукцию собственного изготовления, предлагают клиентам услуги или получают плату за выполнение работ. Но и они должны применять кассовое оборудование нового образца с 1 июля 2021 года. Это последний срок, больше отсрочек не предвидится.

Но некоторых предпринимателей все же освободили от обязательной установки ККТ. В их число вошли ИП, специализирующиеся на:

• продаже бумажной прессы в газетных киосках;
• обеспечении питанием сотрудников и учащихся образовательных учреждений;
• торговле на розничных рынках, ярмарках, выставках;
• торговле товарами вразнос (с рук, из корзин, тележек, других демонстрационных приспособлений, в салонах воздушного транспорта или пассажирских вагонах);
• продаже мороженого через киоски;
• реализации питьевой воды, молока, безалкогольных напитков на разлив;
• продаже из автоцистерн растительного масла, кваса, керосина, молока или живой рыбы;
• сезонной продаже овощей, фруктов, бахчевой продукции вразвал;
• продаже изделий художественных промыслов;
• продаже религиозной атрибутики и литературы;
• торговле через торговые аппараты, не подключенные к электросети и принимающие монеты;
• торговле с лотков или с рук театральными билетами;
• сдаче в аренду жилья и машиномест, находящихся в собственности ИП.

Работать без ККТ разрешено предпринимателям, принимающим утильсырье и стеклотару (но не драгоценные камни, металлы и металлолом), изготавливающим ключи и металлическую галантерею, присматривающим за больными или пожилыми гражданами, за детьми. Не придется ставить кассу при оказании услуг по вспашке огородов, распиловке дров, ремонту или окраске обувной продукции, проведению религиозных обрядов. Не нужно такое оборудование носильщикам на вокзалах.

Как выбрать лучшую

Решая вопрос, какую онлайн кассу выбрать для ИП, следует учесть специфику бизнеса и некоторые критерии:

• направления деятельности (торговля в розницу, общепит, оказание услуг);
• особенности торговой точки (стационарная или мобильная);
• способ подключения к интернету (проводной, беспроводной);
• программы, необходимые для товарного учета;
• количество магазинов в сети;
• необходимость в дополнительных устройствах (эквайринге, прикассовых весах и т. д.).

Если ИП занимается продажей алкогольной продукции, касса должна обязательно подключаться к ЕГАИС.

Самые простые и дешевые ККТ представляют собой автономные приспособления с черно-белым дисплеем и встроенным устройством для распечатки чеков. Подключение к сети возможно проводным методом, через сим-карту или Wi-Fi. В таких кассах не предусмотрено совместимости с ПО для товароучета, данные вводятся вручную.

Самыми лучшими онлайн-кассами для ИП считаются POS-системы — устройства, собранные на основе фискального регистратора с подключением к планшету или компьютеру. Такие кассы совместимы с различным допоборудованием, имеют предустановленные программы, однако и стоят они достаточно дорого.

Рейтинг ККТ

Рейтинг онлайн-касс для ИП составлен, исходя из популярности моделей среди предпринимателей. В него входят:

• Касатка 7 — устройство в виде планшета с принтером чеков, встроенным модемом GSM и модулем Wi-Fi. Есть функция автономной работы, подключения дополнительной периферии через различные порты, фотокамера, возможность управления работой кассира посредством персонального кабинета.
• LiteBox 7 с эквайрингом, фронтальной камерой, уникальным ПО, термопринтером. Для продавца и клиента предусмотрены отдельные сенсорные экраны. Устройство компактно, автономно и мобильно. Для подключения дополнительных устройств есть несколько портов. Кассу можно использовать для безналичной оплаты, есть считыватель магнитных карточек и опция соединения с ЕГАИС.
• Эвотор Стандарт Плюс ФН — модель с современным дизайном, понятным интерфейсом, ПО Evotor POS. В комплект включены сканер и принтер, а также фискальный накопитель. Возможна установка дополнительных программ и подключение оборудования. Приспособление работает автономно.
• МТС касса 5 с эквайрингом и ФН — есть выбор фискальных накопителей на 15 или 36 месяцев, встроенный термопринтер, картридер. Подключение к интернету осуществляется через сим-карту либо по беспроводным сетям.
• MSPOS-K — компактное и мобильное приспособление с продуманным дизайном и возможностью подключения дополнительной техники.
• Yarus C2100 — POS-терминал со встроенными карт-ридером, термопринтером, карточкой памяти. Оснащается дисплеем с подсветкой, отличается повышенной производительностью и доступной стоимостью.
• Меркурий 115Ф — портативный аппарат с модулями GSM и Wi-Fi, а также портами для подсоединения других устройств. Заряда достаточно для печати 500 чеков за день.
• Атол 90Ф — устройство с влагозащитной клавиатурой и возможностью печати кодов QR. Бюджетный, эргономичный и компактный вариант.

У каждого производителя есть несколько моделей, среди которых можно выбрать максимально подходящую к условиям ведения бизнеса.

Срок установки кассового аппарата

Законодательством предусмотрены следующие сроки установки онлайн-касс:

• До 31 марта 2017 года — все ИП, торгующие алкоголем.
• До 1 июля 2017 года — бизнесмены на ОСН за исключением услуг.
• До 1 июля 2018 года — онлайн-магазины, принимающие платежи в электронном формате, предприниматели на ПСН, ЕНВД с сотрудниками, работающие сферах общепита, торговли.
• До 1 июля 2019 года ИП на ЕНВД, упрощенке с определенными видами деятельности.
• До 1 февраля 2021 года — практически все остальные предприниматели.

Все исключения также прописаны в законе. Разрешается вместо установки новой кассы модернизировать старое оборудование.

Порядок подключения

Подключение ККТ выполняется поэтапно:

1. Приобретается новое оборудование или дорабатывается имеющееся.
2. Заключается договор с оператором ФД — компаний, принимающей информацию с фискального накопителя и передающей данные налоговикам. Для заключения договора потребуется ЭЦП, а также регистрация в персональном кабинете.
3. Устройство ставится на учет в ФНС — в персональном кабинете на сайте этой структуры нужно выбрать соответствующий пункт и заполнить форму заявления. В нем прописываются реквизиты ОФД, данные кассового аппарата и накопителя, адрес установки оборудования, сведения о сфере его применения.
4. Проводится регистрация в кассовой аппаратуре — в разделе настроек указываются данные о владельце ККТ, номере, присвоенном ФНС, адресе установки, схеме налогообложения и названии ОФД. После завершения процедуры распечатывается чек.
5. Данные из распечатанного чека нужно ввести в персональный кабинет на веб-ресурсе ФНС (номер чека, дата и время, фискальный признак).

После этого предпринимателю нужно проверить, что на сайте налоговиков появилась электронная карточка кассы, а на ресурсе ОФД — запись о постановке оборудования на учет.

Как работать с кассой

Пользование онлайн-кассой обычно не вызывает затруднений. При осуществлении покупки клиентом:

1. сведения о транзакции заносятся на фискальный накопитель автоматически;
2. ФН через интернет-соединение передает зашифрованные данные на сервер ОФД;
3. оператор проверяет полученные сведения, их корректность с технической точки зрения, формирует фискальный признак в виде номера чека;
4. этот признак поступает обратно в кассовое оборудование, после чего формируется чек и выдается покупателю;
5. одновременно сведения об операции поступают к налоговикам.

Формирование чеков происходит в электронном формате либо на бумаге, юридическая сила обоих видов одинакова. Электронный чек можно направить на email или выслать в форме СМС.

Особенности онлайн-касс

Все современные онлайн-кассы делятся на несколько групп:

• Смарт-терминалы — компактные устройства с высокой производительностью на базе планшетов с системой Android. В таком оборудовании установлено необходимо ПО для управления самой кассой и товарной базой, поддерживаются разнообразные модули.
• Фискальные регистраторы — приспособления, требующие подключения к планшету, смартфону либо ПК. Функциональное решение, позволяющее адаптировать систему под свои нужды.
• Автономная касса — наиболее простое устройство с базовым функционалом. Работает от аккумулятора или от сети, больше всего подходит для небольших торговых объектов.

Все виды оборудования должны оснащаться фискальными накопителями, рассчитанными на определенный срок, а также иметь подключение к интернету.

Как и где взять в аренду ККМ

Предприниматели, которым приходится ставить ККТ, могут не покупать оборудование. Сегодня есть возможность взять в аренду кассовый аппарат для ИП. Такую услугу предлагают некоторые банки: Сбербанк, Модуль банк, Тинькофф, а также компания МТС.

Плюсами проката оборудования для ИП являются снижение первоначальных затрат на аппаратуру, возможность тестирования кассы и оценки перспектив своего бизнеса, получение подменной кассы в случае поломки. Главным минусом считается высокая стоимость услуги, ведь максимум через год сумма платежей по аренде превысит всю стоимость кассы. Такой вариант означает также отмену права ИП на налоговый вычет.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

За нарушение правил работы с онлайн-кассами предусмотрены штрафы. При отсутствии оборудования действуют санкции на сумму 25-50% от стоимости проданных товаров (не менее 10 000 руб.) За повторное такое нарушение деятельность ИП могут приостановить на 90 дней.

Если касса не зарегистрирована в установленном порядке, есть проблемы с ФН, предпринимателю грозит штраф в 1500-3000 рублей. Непредоставление документации в ФНС через кабинет ККТ предусмотрен такой же штраф либо предупреждение. За невыдачу чека клиенту бизнесмена оштрафуют на 2000 рублей, но иногда выносится лишь предупреждение.

Доступен ли налоговый вычет

Предприниматели вправе получить компенсацию за приобретение онлайн-кассы. Размер такого вычета ограничивается 18 000 руб., вне зависимости от реальных затрат. Возмещение предоставляется также за приобретение ФН, заключение договора с ОФД, настройку кассы и подготовку ее к работе.

Большинство ИП обязаны использовать онлайн-кассу. Современные устройства обладают различным функционалом, поэтому всегда можно подобрать оптимальный вариант для определенного бизнеса. Главное отличие ККТ от устройств старого образца заключается в наличии интернет-соединения, через которое данные предаются оператору ФД и налоговикам.